Forretningsorden

Grundet Covid-19 er bestyrelsesmøder suspenderet. I stedet afholdes de nødvendige ”arbejdsmøder” til sikring af drift og vedligeholdelse. Bestyrelsesmedlemmerne holder sig orienteret ved telefonisk kontakt og ved den etablerede gruppe på Messenger.
Ovennævnte afsnit slettes når det igen er tilrådeligt.

1: Bestyrelsesmøder
Umiddelbart efter en generalforsamling, hvor valg til bestyrelsen har fundet sted, træder bestyrelsen sammen og konstituerer sig med næstformand, idet formand og kasserer er valgt på generalforsamlingen.

Bestyrelsesmøder afholdes den 2. mandag i hver måned. Er det en helligdag aftales andet tidspunkt. I sommermånederne afholdes kun møder, hvis de er opstået et akut behov.
Kasserer indkalder pr. mail til møder med 8 dages varsel. Mødeindkaldelse skal ledsages af dagsorden og eventuelle bilag.

Dagsorden skal minimum indeholde følgende punkter:
1) Godkendelse af referat fra sidste møde
2) Formandens orientering
3) Kassererens orientering
4) Status for igangværende/overdragne opgaver
5) Udviklingsinitiativer
6) Henvendelser/sager
7) Næste mødedato
8) Eventuelt

Hvis mindst 2 bestyrelsesmedlemmer ønsker at afholde et ekstra møde, skal ønsket fremsættes til formanden, der straks varsler de øvrige.

Kasserer fungerer samtidig som sekretær og fører referat over bestyrelsens beslutninger, således det fremgår, hvad dagsorden har været, hvem der har været til stede på mødet, hvilken handling der er besluttet og hvem der er ansvarlig for beslutningens udførelse. Såfremt kasserer er forhindret i at deltage på mødet, udpeger formanden en af de øvrige til at tage referat.

Referatet udsendes til alle bestyrelsesmedlemmer senest 14 dage efter mødets afholdelse pr. e-mail. Rettelser eller indvendinger meddeles kasserer forinden næste møde, hvor disse drøftes under punktet ”Godkendelse af referat”

Når referatet er vedtaget og underskrevet af alle tilstedeværende, lægges referatet på VSVF`s hjemmeside. Fraværende underskriver med tilføjelsen ”læst”. Referatet opbevares i protokolmappen.

2: Mødeledelse og beslutningsdygtighed.
Møderne ledes af formanden og i dennes fravær af næstformanden. I begges fravær vælges en mødeleder.

Når minimum 3 medlemmer er til stede og mødet er indkaldt jf. punkt 1 er bestyrelsen beslutningsdygtig. Er enighed ikke mulig, træffes beslutninger ved simpelt flertal. Ved stemmelighed bortfalder forslaget.

Formanden/næstformanden har ansvaret for, at bestyrelsesbeslutninger bliver udført som anført.

Intet bestyrelsesmedlem må deltage i afgørelser af spørgsmål, der har personlig eller økonomisk interesse eller betydning for ham.

I det omfang bestyrelsen finder det hensigtsmæssig, kan konsulenter, revisorer med videre inviteres til at deltage i et bestyrelsesmøde under det relevante punkt med henblik på at kvalificere beslutningsgrundlaget.

3: VSVF’s ledelse.
Formand, næstformand og kasserer er den arbejdende del af bestyrelsen og har til opgave at lede selskabet og skal sørge for en forsvarlig organisation af virksomheden, herunder administration og økonomiske forhold samt teknisk drift.

Bestyrelsen kan ansætte personale og er ansvarlig for at fastsætte retningslinjerne for evt. personale og udliciteret virksomhed samt føre tilsyn med, at retningslinjerne efterleves.

Bestyrelsens medlemmer må ikke udadtil udtale sig om andelshavernes personlige og økonomiske forhold eller andre forhold der i sagens natur ikke er egnet til offentliggørelse.

4: Procedurer vedr. økonomi.
Det er kun kasserer der har adgang til banken. Alle bilag betales via netbank, og der er ingen kassebeholdning.

Alle leverandørfakturer modtages af formand eller kasserer.

Alle bilag med en udgift under 50.000 underskrives af formand og kasserer

Alle bilag med en udgift på 50.000 og derover underskrives af formanden, kasserer og et tredje bestyrelsesmedlem.

Alle bilag der vedrører løn eller udlæg af en fra bestyrelsen underskrives af formanden og kasserer samt et bestyrelsesmedlem, som udgiften ikke vedrører.

Efter hvert kvartal får bestyrelsen fremlagt regnskab sammenholdt med budget.

Evt. debitorer tages med på alle bestyrelsesmøder.

5: Bestyrelsens beretning og årsregnskab.
Formanden udarbejder udkast til bestyrelsens beretning til generalforsamlingen, inklusive bestyrelsens beslutning om anvendelse af overskud eller dækning af tab jf. årsregnskabet.

Beretningen behandles af bestyrelsen på første møde i april måned. I beretningen på generalforsamlingen skal nævnes om hele bestyrelsen indestår for beretningen.

Udkast til årsregnskab for det forgangne år samt budgetter for indeværende og kommende år udarbejdes af kasserer i samarbejde med revisor og forelægges bestyrelsen på første møde i april måned. Forinden forelæggelsen holder kasserer og formand et møde med revisisor, hvor regnskabet drøftes.

Når årsregnskabet er færdigbehandlet, skal bestyrelsens medlemmer godkende og underskrive årsregnskabet. Den tilhørende revisionsprotokol underskrives med henblik på at tilkendegive, at protokollens indhold er kommet til kundskab.

Bestyrelsesmedlemmerne har skriftlig tiltrådt ovennævnte.